PREGUNTAS FRECUENTESFAQ

INFORMACION GENERAL

Contamos con un Help Desk al que se lo puede consultar mediante email. Sus correspondientes direcciones se encuentran en Datos de Contacto del sistema. Utilice el Help Desk correspondiente a su país. De ser necesario, nos comunicaremos además con usted a los teléfonos que haya registrado al momento de instalar el sistema.
Si, por supuesto. La versión de su producto admite trabajar con hasta cinco cuentas. Si necesitara trabajar con más, las versiones PROFESSIONAL y ENTERPRISE le brindarán esta posibilidad. Comuníquese con el distribuidor de su zona o con nuestro Help Desk.
En el Help del sistema existe un procedimiento de Guía Rápida que le indicará cómo hacerlo. Al momento de registrarse, seguramente haya bajado tutoriales que lo acompañarán con imagen y sonido en todo lo que necesite.
Configurar el sistema y las cuentas puede ser realizado por el usuario sin inconvenientes. Sin embargo si quisiera que nosotros hiciéramos esa tarea por usted, comuníquese con el Help Desk de su zona.

MOTOR DE BASE DE DATOS

El sistema funciona sobre una base de datos MYSQL por lo que es necesario contar con dicho motor. MYSQL tiene una versión gratuita que se puede bajar de su propio sitio web. Esta versión es más que suficiente para que Vecrux funcione. En el tutorial que se descarga junto con la instalación del producto, encontrará información sobre cómo bajar e instalar dicho motor. Igualmente, si usted cuenta con la persona que atiende su ordenador en temas relacionados con sistemas, el sabrá como hacerlo. En caso de duda, comuníquese con nuestro Help Desk
No. El administrador de Base de Datos de su empresa lo hará de acuerdo a la política de back up o quien le instale el motor de Base de Datos en su ordenador, le indicará como hacerlo. Si necesita ayuda, comuníquese con el Help Desk a su país.

CONFIGURACION DE CUENTAS

Este mensaje aparece cuando se realiza el primer proceso de conciliación de una cuenta. En este proceso, es necesario cargar las partidas pendientes al cierre de la conciliación anterior, que justifican las diferencias de saldos pues el sistema a ese momento, no las tiene. El mensaje dice que las partidas pendientes cargadas por usted no igualan los saldos iniciales de Extracto con los de Contabilidad. Es decir, es como si la conciliación anterior hubiera estado mal hecha. Revise los valores ingresados. No es necesario preocuparse por las partidas pendientes en procesos posteriores. El sistema las guarda en forma automática.
Este error proviene de haber indicado en la configuración, características distintas de las del archivo que se quiere procesar. Revise especialmente • Que el nombre de las hojas que contiene el archivo Excel sean coincidentes con las declaradas en la configuración de cuentas. • Que el signo separador de decimales declarado, sea el mismo que contiene el archivo • Que tenga instalado Excel 2007 o posterior en su ordenador • Que esté tratando de procesar un archivo con extensión XLSX
Vecrux controla que el Saldo Inicial, mas menos los movimientos, sea igual al Saldo Final por usted informado. Si existe un error, verifique que los saldos estén bien cargados. Si el error persiste, el sistema le informará el total de los movimientos que se quieren procesar en el archivo ingresado. Verifíquelo con lo que realmente quiso cargar y controle que esos movimientos justifiquen la diferencia entre saldo inicial y final.
Seguramente, ha hecho registraciones con fecha anterior a la de la última conciliación cerrada. Vecrux, por razones de integridad de la información, no permite cambiar saldos iniciales. Asume que al cerrar una conciliación el usuario no tiene otras registraciones que realizar con fecha igual o anterior a la de ese cierre. Sin embargo, si esto sucediera al querer ingresar a proceso, operaciones con fecha anterior o igual a la del último cierre, se lo hará saber y le mostrará el nuevo saldo inicial corregido, para que usted controle y apruebe seguir adelante;

CONCILIANDO

Vecrux admite archivos con extensión XLSX. El sistema ha sido diseñado y probado para trabajar con archivos generados por versiones de Excel 2007 y posteriores. Alguna de estas versiones debe estar instalada en el ordenador donde se va a correr el proceso de conciliación.
Se recomienda que sea secuencial ascendente por niveles para obtener un mejor y rápido resultado. Tenga presente contabilizar la mayor cantidad de operaciones posibles. No hacerlo somete al sistema a un arduo trabajo de búsqueda y cálculo infructuoso que le insumirá tiempo.
Vecrux presume que los movimientos del extracto se registran en forma inversa a la que usted los contabiliza. Por tanto, si un depósito en contabilidad se registra al debe, en el extracto debe figurar al haber. Si para usted un gasto bancario se contabiliza al haber, en el extracto debiera estar al debe. Esta condición, generalmente es respetada cuando la información que suministra el Banco es a cuatro columnas. Cuando lo es a tres como en su consulta, donde los débitos y créditos se identifican por el signo del importe, puede que los depósitos se muestren en positivo y los gastos en negativo, por lo que el sistema asume que los importes en positivo, van al debe y los en negativo van al haber. Al tomarlo así coincide con el criterio de registración contable y por lo dicho, para el sistema es un error. Es por ello que se ha previsto como una facilidad del utilitario Vecrux Converter la posibilidad que al procesar un archivo de tres columnas, se puedan invertir los signos de los importes para adecuarlos a esta regla. Se debe tener presente que siempre, el sistema considera que los saldos tanto de su contabilidad como los del extracto a su favor, son positivos, en tanto que los que son en su contra, son negativos. Luego rige la regla comentada más arriba.
SI, por supuesto. En “PENDIENTES” puede ordenar las partidas por concepto. Si selecciona todas las que necesita de un mismo concepto o equivalentes, obtendrá el total de sus importes en el campo totalizador que se encuentra al pie de la pantalla. Este total puede utilizarlo para contabilizar.
Las planillas de cálculo, utilizan máscaras para mostrar el contenido de ciertos campos que no siempre son exactamente lo que el campo contiene. Es por ello que es obligatorio procesar su archivo previamente por el utilitario Vecrux Converter que lo toma y genera un archivo XLSX con las características requeridas para su procesamiento.
No, lo hace también con archivos planos con campos separados con “@”.
El sistema conserva la información hasta el nivel anterior al que usted se encuentre al momento de la interrupción. Puede reiniciar el sistema y continuar trabajando desde ese punto hacia delante.
Una vez que la conciliación ha sido cerrada, para lo cual el sistema le hace varias advertencias y preguntas es imposible volver atrás. Si realmente quiere volver a abrirla y correrla, utilice el botón BORRAR PARTIDAS en Configuración de Cuentas, vuelva a cargar manualmente saldos iniciales y finales y un archivo con las partidas pendientes al inicio, que seguramente tendrá si exportó las pendientes al cierre del proceso anterior.

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GENERAL

We have a HELP DESK to assist you via email. You will find the email address for your country by clicking over the logo situated in the right side of the VECRUX screen. If necessary, we will call you to the phone number you indicated at the moment of installing the product.
Yes, of course. This version allows you to work with up to five accounts. If you need to work with more than five, we offer a PROFESSIONAL and ENTERPRISE version that may be of service to you. Just contact us.
Vecrux has a Help manual included, where you can find a “Rapid reference guide”. At the moment you register your product, you can download tutorials which will help you with images and instructions in the process.
This process could be done by the user without any problem. However, we do offer a configuration service to our clients. Contact the distributor in your area.

DATA BASE ENGINE

Vecrux works with a MYSQL Data Base, so it is necessary to have it installed.MYSQL offers a free version online. You can download it from their website. This version is supported by Vecrux. You will find information on how to get and install the MYSQL engine in the tutorials.If you have an IT specialist, he will know how to do it. If you have any questions, contact our Help Desk.
No. The administrator of the Data Base of your work will do this for you based on the back up policies established in your company. Your IT Specialist can inform you on how to do so in your PC. If you need help, contact the HELP DESK in your country.

ACCOUNT SETTINGS

This message can show up when you try to run the system for the first time. When you start the process, it is necessary to upload the uncleared transactions at the beginning that match the differences between the Statement and the Ledger. The system does not have these differences. Vecrux is telling you the uncleared transactions you uploaded do not match the differences between initial balances in the Statement and the Ledger. This may indicate that the prior reconciliation process was erroneous. Review the unclared transactions you uploaded. Bear in mind that you won’t have to worry about these pending transactions in the future. Vecrux saves them for you automatically after every reconciliation process.
This error shows up when the configuration does not match the file you want to process. Check • That the name of the Excel Sheets matches the settings. • That the decimal sign matches the settings • That you have MS Excel 2007 or up. • That the file you are processing has an XLSX extension
Vecrux checks that beginning balances, plus or minus the transactions being reconciled, match with the ending balance you informed. If an error exists, check the transactions for errors. If the error continues, Vecrux will inform you the total amount of transactions you are trying to process. Make sure that the transactions match the differences between initial and final balances.
You have probably recorded transactions with dates prior to the date of the last reconciliation made. Vecrux, for integrity purposes, does not allow changing beginning balances. Vecrux assumes that when you approved a reconciliation, you don’t have any other transactions to register with date equal or prior to the date of the reconciliation made.However, when you try to enter transactions with prior or equal dates to the last reconciliation date, you will be informed of such instances, and the new beginning balance will be shown to you to be approved. The system requires your approval to continue.

RECONCILIATING

Vecrux uses XLSX files. It works with Excel files 2007 and up. Excel must be installed in your device.
We recommend to process the transactions in an ascending order of levels. Have your accounting up to date. Not having the accounting up to date may cause Vecrux to process and match transactions in your Statements that do not have a counterpart in the ledger. This may cause the system to perform unnecessary matching calculations and significantly slow the process.
Vecrux assumes that transactions in your bank statements are recorded in reverse order (debits are credits, while credits are debits). For example, if a deposit in your accounting records was debited, Vecrux will assume that the bank statement will show the same deposit as a credit. If in your accounting, bank charges are credited, Vecrux assumes that in the bank statement the expense will be at debited. This condition is also taken into consideration when the statement has a four columns format. When the statement has three columns, deposits with positive signs will be considered debits, and expenses with negative signs will be considered credits. The system will consider this an error since it matches the same criterion used in your accounting records. Remember Vecrux assumes that the signs in the Statement are inverted. VECRUX CONVERTER has the ability to process files with three columns and reverse the signs of the transactions. VECRUX considers that the accounting balances and bank balances in your favor at the end of the month –your assets-, as positives, and your liabilities, as negative.
Yes. In PENDINGS, you can arrange them by concept. Summarize all the transactions and you can use this total to make your entry.
It is mandatory to process your file with VECRUX CONVERTER and generate the XLSX file with it. The converter generates macros for the system that are required to function.
No, it also works with .txt files with delimited fields separated by “@”
Vecrux saves the information of each process until the last level you decided to approve. You will be able to continue at a later moment from that level.
At the time you close a reconciliation, Vecrux requests confirmation of your action. It is impossible to undo a reconciliation. However, you may reprocess the reconciliation, by using the button DELETE ITEMS in Account Settings. Bear in mind that you have to upload the initial and final balances and the uncleared transactions at the beginning of the period you want to reprocess once again.

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