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quesvecrux
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¿QUÉ ES VECRUX?
Vecrux es un sistema pensado para aquellas oportunidades en que deban encontrarse coincidencias entre los registros incluidos en dos archivos de movimientos.
Su uso habitual es el de las conciliaciones bancarias, sin embargo puede utilizarse para un sin número de diferente tipos de cruces.
Desde las más simples coincidencias uno a uno hasta otras en las que el resultado de la igualdad surge de la suma de partidas.
Vecrux, una herramienta de invalorable ayuda cuando de conciliar se trata.
Agrega certeza a su trabajo, ahorrándole tiempo y costos.
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ventajas
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VENTAJAS
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conociendo
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CONOCIÉNDOLO
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frecuente
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PREGUNTAS FRECUENTES
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informa
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Información General
» Es la primera vez que voy a utilizar VECRUX. «
¿Cómo puedo comenzar?
En el Help del sistema existe un procedimiento de Guía Rápida que le indicará cómo hacerlo. Al momento de registrar su producto debe haber bajado tutoriales que lo acompañarán con imagen y sonido en todo lo que necesite.
» He comprado el sistema y tengo algunas dudas que no he podido resolver leyendo la AYUDA. «
¿Cómo puedo comunicarme con ustedes?
Contamos con un Help Desk al que se lo puede consultar mediante email. Sus correspondientes direcciones se encuentran en Datos de Contacto del sistema. Utilice el Help Desk correspondiente a su país. De ser necesario, nos comunicaremos además con usted a los teléfonos que haya registrado al momento de instalar el sistema.
» He llegado al final del proceso y aprobado la conciliación. Me doy cuenta que me equivoque y quiero volver a abrirla. «
¿Se puede?
Una vez que la conciliación ha sido cerrada, para lo cual el sistema le hace varias advertencias y preguntas es imposible volver atrás. Si realmente quiere volver a abrirla y correrla, utilice el botón BORRAR PARTIDAS en Configuración de Cuentas, vuelva a cargar manualmente saldos iniciales y finales y un archivo con las partidas pendientes al inicio.
¿Qué versiones de archivos Excel admite el sistema?
Vecrux admite archivos con extensión XLSX. El sistema ha sido diseñado y probado para trabajar con archivos generados por versiones de Excel 2007 y posteriores. Alguna de estas versiones debe estar instalada en el ordenador donde se va a correr el proceso de conciliación.
» He adquirido la versión SMALL BUSINESS del sistema. Comenzamos usándola para procesar dos cuentas. Quiero ahora agregar otra. «
¿Es posible?
Sí, por supuesto. La versión de su producto admite trabajar con hasta cinco cuentas. Si necesitara trabajar con más, las versiones PROFESSIONAL y ENTERPRISE le brindarán esta posibilidad. Comuníquese con el distribuidor de su zona o con nuestro Help Desk.
¿Cuáles son los requerimientos de hardware y software?
Windows 7 o posteriores (32 y 64 bits); Excel 2010 o posteriores; Memoria recomendada no inferior a 2 GB.
Resolución pantalla: 1360×768. Motor de base de datos MySQL 5.5 o posteriores. Requiere un mínimo de 200 MB de espacio en disco para su instalación inicial Windows, Excel y MySQL son marcas y productos pertenecientes a terceras empresas.
» He comprado el sistema y tengo algunas dudas que no he podido resolver leyendo la AYUDA. «
¿Cómo puedo comunicarme con ustedes?
Contamos con un Help Desk al que se lo puede consultar mediante email. Sus correspondientes direcciones se encuentran en Datos de Contacto del sistema. Utilice el Help Desk correspondiente a su país. De ser necesario, nos comunicaremos además con usted a los teléfonos que haya registrado al momento de instalar el sistema.
» He adquirido la versión SMALL BUSINESS del sistema. Comenzamos usándola para procesar dos cuentas. Quiero ahora agregar otra. «
¿Es posible?
Sí, por supuesto. La versión de su producto admite trabajar con hasta cinco cuentas. Si necesitara trabajar con más, las versiones PROFESSIONAL y ENTERPRISE le brindarán esta posibilidad. Comuníquese con el distribuidor de su zona o con nuestro Help Desk.
» Es la primera vez que voy a utilizar VECRUX. «
¿Cómo puedo comenzar?
En el Help del sistema existe un procedimiento de Guía Rápida que le indicará cómo hacerlo. Al momento de registrarse, seguramente haya bajado tutoriales que lo acompañarán con imagen y sonido en todo lo que necesite.
¿Ofrecen algún tipo de servicio para realizar la configuración del sistema y de las cuentas?
Configurar el sistema y las cuentas puede ser realizado por el usuario sin inconvenientes. Sin embargo si quisiera que nosotros hiciéramos esa tarea por usted, comuníquese con el Help Desk de su zona.
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motor
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Motor de Base de Datos
¿Es necesario contar con un motor MYSQL para que el sistema funcione? ¿Dónde lo puedo conseguir?
Usted podrá optar por instalar las bases de datos que utiliza el Sistema en nuestros servidores externos. En ese caso, no es necesario instalar un motor de base de datos y cualquier mantenimiento de las bases podremos hacerlo más eficientemente y sin molestarlo.
Si usted decide instalar las bases de datos en su ordenador, el sistema funciona sobre una base de datos MYSQL por lo que es necesario contar con dicho motor. MYSQL tiene una versión gratuita que se puede bajar de su propio sitio web. Esta versión es más que suficiente para que Vecrux funcione. En el tutorial que se descarga junto con la instalación del producto, encontrará información sobre cómo bajar e instalar dicho motor. Igualmente, si usted cuenta con la persona que atiende su ordenador en temas relacionados con sistemas, el sabrá como hacerlo. En caso de duda, comuníquese con nuestro Help Desk.
» Quiero configurar el sistema para que acceda a las bases MySQL. He colocado LOCALHOST como servidor en Configuración del Sistema, dado que tengo instalada la base en mi máquina. El sistema me dice que tengo un error: «
Intente cambiar la expresión LOCALHOST por 127.0.0.1.
¿Prevé el sistema algún tipo de Back Up de la información?
Si las bases de datos son alojadas en nuestros servidores, nosotros nos ocuparemos de mantener actualizados los Back Ups y ante algún inconveniente que se le plantee estaremos en condiciones de facilitarle su resolución.
Caso contrario, el administrador de Base de Datos de su empresa lo hará de acuerdo a la política de back up o quien le instale el motor de Base de Datos en su ordenador, le indicará como hacerlo. Si necesita ayuda, comuníquese con el Help Desk a su país.
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Configuración de Cuentas
» Cuando aparece el mensaje: Las partidas pendientes al inicio no justifican la diferencia entre los saldos iniciales de extracto y contabilidad; se ha cancelado el ingreso de datos. ”
¿Qué debo hacer?
Este mensaje aparece cuando se realiza el primer proceso de conciliación de una cuenta. En este proceso, es necesario cargar las partidas pendientes al cierre de la conciliación anterior, que justifican las diferencias de saldos pues el sistema a ese momento, no las tiene. El mensaje dice que las partidas pendientes cargadas por usted no igualan los saldos iniciales de Extracto con los de Contabilidad. Es decir, es como si la conciliación anterior hubiera estado mal hecha. Revise los valores ingresados. No es necesario preocuparse por las partidas pendientes en procesos posteriores. El sistema las guarda en forma automática.
» He cargado los saldos iniciales y finales en Configuración de Cuentas. Tomo los movimientos a conciliar y el sistema da un error indicándome que verifique la configuración. «
¿Qué debo hacer?
Este error proviene de haber indicado en la configuración, características distintas de las del archivo que se quiere procesar. Revise especialmente:
• Que el nombre de las hojas que contiene el archivo Excel sean coincidentes con las declaradas en la configuración de cuentas.
• Que el signo separador de decimales declarado, sea el mismo que contiene el archivo.
• Que tenga instalada Excel 2010 o posterior en su ordenador.
• Que esté tratando de procesar un archivo con extensión XLSX.
» Al cargar un archivo me indica que los movimientos no justifican la diferencia entre el saldo inicial y el final. «
¿A qué se refiere?
Vecrux controla que el Saldo Inicial, mas menos los movimientos, sea igual al Saldo Final por usted informado. Si existe un error, verifique que los saldos estén bien cargados. Si el error persiste, el sistema le informará el total de los movimientos que se quieren procesar en el archivo ingresado. Verifíquelo con lo que realmente quiso cargar y controle que esos movimientos justifiquen la diferencia entre saldo inicial y final.
» El saldo inicial de contabilidad que tiene guardado el sistema difiere del que tengo ahora. «
¿Qué puedo hacer?
Seguramente, ha hecho registraciones con fecha anterior a la de la última conciliación cerrada. Vecrux, por razones de integridad de la información, no permite cambiar saldos iniciales. Asume que al cerrar una conciliación el usuario no tiene otras registraciones que realizar con fecha igual o anterior a la de ese cierre. Sin embargo, si esto sucediera al querer ingresar a proceso, operaciones con fecha anterior o igual a la del último cierre, se lo hará saber y le mostrará el nuevo saldo inicial corregido, para que usted controle y apruebe seguir adelante.
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conciliando
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Conciliando
¿Qué versiones de archivos Excel admite el sistema?
Vecrux admite archivos con extensión XLSX. El sistema ha sido diseñado y probado para trabajar con archivos generados por versiones de Excel 2010 y posteriores. Alguna de estas versiones debe estar instalada en el ordenador donde se va a correr el proceso de conciliación.
¿El procesamiento de las partidas, debe realizarse en un orden específico?
Se recomienda que sea secuencial ascendente por niveles para obtener un mejor y rápido resultado. Tenga presente contabilizar la mayor cantidad de operaciones posibles. No hacerlo somete al sistema a un arduo trabajo de búsqueda y cálculo infructuoso que le insumirá tiempo.
» Los movimientos de mi Banco bajan en tres columnas. Es decir, Fecha, Concepto e Importe. No me queda claro que signos deben tener esos movimientos. «
Vecrux presume que los movimientos del extracto se registran en forma inversa a la que usted los contabiliza. Por tanto, si un depósito en contabilidad se registra al debe, en el extracto debe figurar al haber. Si para usted un gasto bancario se contabiliza al haber, en el extracto debiera estar al debe. Esta condición, generalmente es respetada cuando la información que suministra el Banco es a cuatro columnas. Cuando lo es a tres como en su consulta, donde los débitos y créditos se identifican por el signo del importe, puede que los depósitos se muestren en positivo y los gastos en negativo, por lo que el sistema asume que los importes en positivo, van al debe y los en negativo van al haber. Al tomarlo así coincide con el criterio de registración contable y por lo dicho, para el sistema es un error. Es por ello que se ha previsto como una facilidad del utilitario Vecrux Converter la posibilidad que al procesar un archivo de tres columnas, se puedan invertir los signos de los importes para adecuarlos a esta regla. Se debe tener presente que siempre, el sistema considera que los saldos tanto de su contabilidad como los del extracto a su favor, son positivos, en tanto que los que son en su contra, son negativos. Luego rige la regla comentada más arriba.
» En el extracto de mi Banco tengo muchas partidas de gastos pequeños que habitualmente contabilizo a fin de mes por un total. «
¿Puedo utilizar la solapa de PENDIENTES para obtener información para realizar esa contabilización?
Sí, por supuesto. En “PENDIENTES” puede ordenar las partidas por concepto. Si selecciona todas las que necesita de un mismo concepto o equivalentes, obtendrá el total de sus importes en el campo totalizador que se encuentra al pie de la pantalla. Este total puede utilizarlo para contabilizar.
» Quiero cargar un archivo en el formato XLSX. Como manejo muy bien el Excel, lo he cargado directamente sin pasar por el utilitario, VECRUX CONVERTER. El sistema me arroja errores. «
¿Puede ser?
Las planillas de cálculo, utilizan máscaras para mostrar el contenido de ciertos campos que no siempre son exactamente lo que el campo contiene. Es por ello que es obligatorio procesar su archivo previamente por el utilitario Vecrux Converter que lo toma y genera un archivo XLSX con las características requeridas para su procesamiento.
¿VECRUX CONVERTER, procesa sólo archivos XLSX?
No, lo hace también con archivos planos con campos separados con “@”.
» Si estoy en medio de un proceso y por cualquier motivo decido no continuar y cerrar el sistema VECRUX... «
¿Qué sucede con el trabajo realizado?
El sistema conserva la información hasta el nivel anterior al que usted se encuentre al momento de la interrupción. Puede reiniciar el sistema y continuar trabajando desde ese punto hacia delante.
» He llegado al final del proceso y aprobado la conciliación. Me doy cuenta que me equivoque y quiero volver a abrirla. «
¿Se puede?
Una vez que la conciliación ha sido cerrada, para lo cual el sistema le hace varias advertencias y preguntas es imposible volver atrás. Si realmente quiere volver a abrirla y correrla, utilice el botón BORRAR PARTIDAS en Configuración de Cuentas, vuelva a cargar manualmente saldos iniciales y finales y un archivo con las partidas pendientes al inicio, que seguramente tendrá si exportó las pendientes al cierre del proceso anterior.
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VERSIONES
Vecrux se presenta en tres versiones:
SMALL BUSINESS, PROFESSIONAL y ENTERPRISE.
| SMALL BUSINESS | PROFESSIONAL | ENTERPRISE | |
| Fácil Configuración y Uso. | ✓ | ✓ | ✓ |
| Cantidad de Cuentas a Procesar; hasta. | 5 | 15 | 200 |
| Cantidad de Usuarios. | 1 | 5 | 200 |
| Versión Multi-usuario. | – | ✓ | ✓ |
| Asignación Cuenta/Usuario. | – | – | ✓ |
| Vecrux Converter. | ✓ | ✓ | ✓ |
| Sugerencias de Conceptos. | ✓ | ✓ | ✓ |
| Siete Niveles de Cruce. | ✓ | ✓ | ✓ |
| Aceptación Total o Parcial. | ✓ | ✓ | ✓ |
| Reportes Impresos. | ✓ | ✓ | ✓ |
| Help Desk vía E-mail. | ✓ | ✓ | ✓ |
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Comuníquese